编者按：德国联邦政府设有联邦档案馆，各州、市、县也分别设有档案馆，除此之外，政府其他机构不再设立档案馆。德国档案管理体制的优势在于有效避免了政府档案资源的分散管理。此外，德国各级政府档案馆在档案鉴定和接收方面具有绝对权威，法律赋予了他们在档案的归属和流向上的最终决定权。作者根据德国多年档案资源建设的经验进行了对比研究，提出了几点档案资源体系建设的启示，具有现实意义。

　德国海德堡大学档案馆馆长向培训学员展示珍贵的羊皮档案。     郑金月 摄

　　2007年10月到11月，笔者随国家档案局组织的档案资源建设培训考察团赴德国进行了为期20多天的学习培训，参观了德国联邦档案馆和10多个州县政府档案馆、企业档案馆和大学档案馆，与德国同行座谈交流，对德国档案馆资源建设情况有了初步了解和认识，德国的许多做法和经验值得我们学习借鉴。

　　一、德国档案馆资源建设的法制保障和渠道

　　（一）法律的规定
　　在德国，档案法律体系是比较完备的。联邦和各州、市、县都制订了档案法，这是德国档案工作的基本依据。如黑森州在1989年12月18日，颁布了档案法大纲。联邦和各州、市、县的档案法在一些细节规定上有所不同，但有关档案管理的一些原则规定还是基本一致的。

柏林市档案馆保存的图纸档案。  郑金月 摄

　　在德国联邦和州的档案法中对档案资源的归属与流向作了明确规定。联邦和州政府及其管理机构都必须履行向档案馆移交档案的义务，档案的存毁完全由档案馆决定，任何政府管理机构不得自行销毁档案。规定还包括移交档案的范围、各类档案的保存期限、移交时限等。这些具体的法律规定，为德国的档案资源建设确定了基调，提供了保障。
　　但从德国同行的介绍中，我们获得了以下重要解读：政府机构向档案馆移交哪些档案、如何移交，法律已作了明确的规定。作为政府机构，没有不执行的空间和余地，必须按照法律的规定去做。
　　（二）体制的优势
　　从档案资源建设的角度看，德国的档案管理体制有其自身的优势。德国联邦政府设有联邦档案馆，负责接收总统府、总理府以及联邦法院、环境保护部、财政部、警察局等各部门的档案；各州政府设有州档案馆，负责接收州政府各机构形成的档案；各市、县政府分别设立市、县档案馆，负责保存市、县政府管理机构的档案。除此之外，政府其他机构不再设立档案馆。诸如国内众多的专业档案馆、部门档案馆在德国都是不存在的。这就意味着，各级政府机构形成的需要永久保存的档案最终只有一个归宿，那就是各级政府设立的档案馆，从而避免了政府档案资源分散的问题。这样的制度安排，使档案馆在档案资源建设上永远处于主导地位，大大减少了在档案资源建设上的内耗和重复建设。
　　德国的档案管理体制在档案资源建设上另一个优势是中间档案馆。德国在联邦和许多州、市都设立中间档案馆，根据法律规定，政府机构形成的所有保管期限的档案首先进入中间档案馆，这就使档案馆对档案资源控制的关口大大前移。如曼海姆市政府规定，所有市政管理机构的档案形成3年后必须移交中间档案馆保存，在中间档案馆保存若干年以后，将永久保存的档案再移交到市档案馆保存。比如有人开办了公司，歇业之后，其形成的档案按规定应在中间档案馆保存10年，然后再由档案馆决定这些档案是永久存在，或是部分永久保存。
　　（三）档案馆的权威
　　根据德国法律的规定，各级政府档案馆在档案鉴定和接收上拥有绝对权威。联邦和州政府及其管理机构形成的档案究竟是永久保存、或者应该销毁，完全由档案馆的专业人员全权决定。在德国现行的档案管理体制下，这样的规定，实际上也就是赋予了档案馆在档案的归属与流向上的最终决定权和档案资源建设上的主导权。
　　据黑森州档案馆馆长埃拉博士介绍，德国档案馆的传统职责有以下几个方面：
　　1.与政府管理机构联系，让他们知道哪些档案如何交到档案馆，为他们提供咨询；
　　2.对档案进行鉴定，决定存档或销毁；
　　3.保存档案，对所有的档案进行保护；
　　4.对档案的抢救与修复；
　　5.进行档案宣传和介绍。
　　可见，在德国，实现对档案资源的有效控制是档案馆的首要职责。正是因为这一权威的存在，使档案资源大量向各级政府档案馆集聚。
　　（四）正常接收的渠道
　　德国档案馆资源建设的主要来源是，正常接收政府各管理机构形成的档案。据曼海姆市档案馆统计，其馆藏档案90%来自市政管理机构。
　　1.档案接收的咨询工作。档案接收的咨询工作是德国档案馆的一项重要职责，也是档案接收工作能顺利完成的重要基础性工作。德国联邦档案馆，所有的档案专业人员都负责档案的接收工作，每个人分工联系总统府、总理府及各部档案接收的咨询工作。黑森州档案馆共有工作人员40名，其中官员（相当于我国的公务员）16名、职员23名、工人1名。馆内的16名官员分别联系几个市政管理机构，做好档案移交的咨询工作。海德堡市档案馆有7名工作人员，所有工作人员都参与档案接收工作。
　　2.档案馆接收市政管理机构档案的程序。德国各级政府档案馆接收市政管理机构档案的程序主要是通过中间档案馆进行的。中间档案馆首先对各市政管理机构提出档案接收要求，各市政管理机构按照要求做好档案移交前的相关准备工作，然后由中间档案馆接收。市政管理机构的档案在中间档案馆保存一定期限后，经鉴定属永久保存的部分再向档案馆移交。
　　（五）向社会征集档案
　　德国对战争中遗失档案的收集补充十分重视。19世纪的档案大多在战争中都遗失了，战后进行了收集，许多档案是私人收藏的，后来逐步交给档案馆收藏。
　　德国各级档案馆在向社会征集档案方面主要采取了以下措施：
　　1.开展档案社会宣传。如柏林市档案馆每月都举办一次学术讲座，请一些亲身经历过重大事件著名人士、地方志专家、史学教授在档案馆讲解本地历史事件、名人掌故；在档案馆开放日，任何人可以持身份证件参观档案馆库房、目录室，除档案内容外，其他方面都可以随意浏览，并有专人讲解，还有供参观者任意索取的参考材料。各级档案还利用所有媒体和档案馆的刊物做宣传，让市民知道珍贵的历史档案只有放在档案馆是最可靠的，也是最能发挥作用的。
　　2.出钱购买。通过购买的方式，向社会征购有价值的历史档案是德国档案馆资源建设常用的一个渠道。如曼海姆市档案馆花费5万欧元，征购了2万多幅与城市历史有关的图片。迪伦市档案馆从旧货市场购买了一批反映地方历史的古钱币。档案馆征购档案的经费支出既有财政拨款，也有许多来自社会的资助。曼海姆市里有许多基金会，为档案馆征集城市文化、历史方面的档案提供资助。
　　3.鼓励市民提供。在曼海姆市档案馆，市民向档案馆提供档案有两种情况：一种是无偿移交，如一本摄于1907年反映曼海姆市的大型城市历史展览的老电影，就是由市民无偿提供给档案馆的。另一种是代为长期保存。这种情况，双方要签订一个保管协议，如果市民到期想取回档案的话，需要向档案馆支付一定的保管成本费。
　　4.主动拍摄。主动将城市建设的历史面貌用照片的形式记录下来，作为档案资源保存下来，这是迪伦市档案馆的一条经验。迪伦市在二战时毁于盟军的轰炸，战后重建为了延续城市文脉，主要依靠的是老照片。档案馆主动将城市街道、建筑拍摄存档，形成大量的城市建设照片，记录城市变化的历史，这项工作在迪伦市档案馆已坚持了30年，取得了很好的效果。

　　二、对我国档案资源建设的几点启示

　　（一）从制度层面上保障国家综合档案馆在资源建设上的主导权。
　　从法律、体制等层面建立一种档案资源向国家综合档案馆集聚的制度体系，是档案资源建设的关键。从法律层面看，德国对政府机构向档案馆移交档案的范围和程序的法律规定明确而具体，作为政府机构，没有不执行的空间和余地。而我国的相关法律规定比较原则，刚性不足，在实际执行中，政府机关在移交档案的范围和时限等方面弹性很大，直接导致了大量专业档案不能按时进馆，甚至拒不进馆。从体制层面看，德国各级政府只设一个档案馆，从而从体制上保证了政府机构形成的档案全部在政府档案馆集聚。而在我国，大量专业档案馆和部门档案馆的存在，客观上造成了档案资源的分流，大大削弱了国家综合档案馆在资源建设上的主导地位。
　　因此，要提高国家综合档案馆对国有档案的集聚能力，必须从法律和体制两方面加强其在档案资源建设上的主导权：一要通过修改完善档案法律法规，进一步明确国家综合档案馆收藏档案的范围，强化政府机关移交档案的义务和法律责任，确立国家综合档案馆在收藏国有档案上的主导地位；二要通过改革，形成更科学合理的档案资源管理体制，要从严控制专业档案馆和部门档案馆的设置，县区级已有的专业档案馆和部门档案馆应逐步与综合档案馆整合，从而在体制上保证国家综合档案馆在资源建设上的聚集功能。
　　（二）赋予档案部门在档案资源归属上的决定权。
　　在德国，联邦和州政府及其管理机构形成的档案究竟是永久保存、或者应该销毁，政府档案馆拥有完全的决定权。在实际工作中，这种鉴定工作也全部是由档案馆的专业人员来承担的。在我国，党政机关形成的文件材料是否归档保存以及档案的保管期限多长，是由各机关档案部门确定的。根据我国的档案移交制度，档案是否进馆是按照保管期限确定的，具有永久保存的档案才最终被移交到档案馆保存。在我国目前的档案鉴定制度下，档案存毁和流向的决定权实际上掌握在各个机关手里。这种情况造成的必然漏洞就是，有些原本应该向档案馆移交的需要永久保存的档案被划为长期或短期，而永久地留在了原机关。
　　德国的经验告诉我们，由档案部门（档案局或档案馆）来决定档案资源的归属和流向，对于国家档案资源建设具有十分重要的意义。从全局上看，如果档案部门不能掌握国家档案资源归属和流向的最终决定权，国家档案资源就无法有效地集聚，资源分割和重复建设就难以避免，无疑也将会给国家档案资源的社会共享带来阻碍。因此，我们应该借鉴德国的经验，赋予档案部门在档案资源归属上的完全决定权，以确保国家档案资源的有效整合和科学分布。
　　（三）档案馆应加强档案接收的咨询工作。
　　档案接收的咨询工作是档案馆接收档案前的一项重要准备工作，它既可以加强与移交机关的沟通联系，又可以更好保证进馆档案的完整性和质量。德国的档案馆十分重视档案接收的咨询工作，馆内所有的业务专家都会参与这项工作，人数约占全馆人员的三分之一。每个专业人员负责与几个市政管理机构的日常联系，做好移交档案准备的咨询辅导工作，负责帮助移交机构解决遇到的业务问题，直到该管理机构的档案进馆为至。
　　国内的档案馆对档案接收的咨询工作的重视程度显然无法与德国相比。各档案馆虽然也有负责档案接收的专门人员，承担着一定的档案接收的咨询任务，但往往人数很少，咨询工作的职责和内容并不十分明确，咨询工作水平也有待于提高。
　　（四）档案馆应加强与社会公众的互动。
　　德国档案馆把与社会公众互动看作公共事务的一部分，通过街头宣传、档案陈列展览、出版档案宣传画册、举办学术讲座、档案馆开放日等形式让社会更多地了解档案馆，更经常地走进档案馆。同时，也吸引更多的人把个人收藏的珍贵档案交由档案馆保存。
　　近年来，国内的档案馆也越来越重视档案的社会宣传，加强与社会公众的互动，但在广度和深度上还不够。特别值得一提的是，在德国的档案馆开放日，任何人只要持身份证件，参观档案馆库房、目录室、技术用房，并配有专人讲解，备有详尽的阅读材料，让参观者全面、深入地体验档案馆。这样的互动必然会给每一个走进档案馆的参观者留下深刻的印象，有助于档案馆征集工作的开展。                       郑金月

　　原载于《中国档案报》2009年10月26日 1918期 第三版

09档案 陈划生 供稿